Mitgliederversammlungen und Corona: hilfreiche Tipps

25. Feb 2021

Mitgliederversammlungen und Corona: hilfreiche Tipps

Das Frühjahr ist traditionell die Zeit der Mitgliederversammlungen – nicht nur in den Kolpingsfamilien, auch in vielen anderen Vereinen. Wegen der aktuellen Corona-Situation werden viele Kolpingsfamilien in diesem Jahr ihre Versammlungen zunächst nicht wie geplant durchführen können. Was ist dann zu tun? Gibt es Alternativen? Diözesansekretär Daniel Fissenewert hat die wichtigsten Tipps zu diesem Thema zusammengestellt.

Die Ausgangslage

Kolpingsfamilien und Vereine sind durch ihre Satzung verpflichtet, einmal im Jahr eine Mitgliederversammlung abzuhalten (unter anderem in §8, Abs. 6a der Mustersatzung). Die Corona-Pandemie allein entbindet sie nicht von dieser Pflicht. Doch öffentliche Vorschriften stehen über der Satzung. So verbietet zum Beispiel ein Lockdown jede Art der Versammlung in Präsenz.

Der wichtigste Tipp gleich zu Beginn

Wahrscheinlich wird sich – nach jetzigem Stand – die Lage zum Spätsommer oder Herbst etwas entspannen. Prüfen Sie, ob Sie ihre Versammlung in diesen Zeitraum verschieben können. Mitgliederversammlungen müssen nicht im Frühjahr oder bis zu einem bestimmten Zeitpunkt im Jahr abgehalten werden.

Beachten Sie auf jeden Fall die dann gültigen Verordnungen. Sicherlich werden Sie auch im Herbst noch ein entsprechendes Hygienekonzept vorlegen und umsetzen müssen.

Gibt es Alternativen zur Präsenz?

Mitgliederversammlungen können auch online oder per Brief im Umlaufverfahren durchgeführt werden. Das kann zum Beispiel nötig sein, wenn eine Bank einen Beschluss über die Entlastung des Vorstandes benötigt, oder wenn dringend eine Satzung geändert werden muss. Abstimmungen sind nicht an die Anwesenheit der Stimmberechtigten gebunden.

Online oder per Brief: Vor- und Nachteile

Beachten Sie, dass jedes Mitglied das Recht zur Teilnahme hat. Stellen Sie bei einer Online-Versammlung sicher, dass wirklich alle Mitglieder teilnehmen können. Sie müssen außerdem gewährleisten, dass geheime Abstimmungen möglich sind, wo Ihre Satzung dies vorsieht.

Wichtig: Sie können Ihre Mitglieder nicht dazu verpflichten, sich eigens für eine solche Versammlung technisch entsprechend auszustatten. Juristisch unklar ist derzeit, ob Beschlüsse der Versammlung angefochten werden können, wenn Mitglieder aus diesem Grund nicht teilnehmen konnten.

Wenn Sie bislang noch keine Veranstaltungen online durchgeführt haben, starten Sie nicht gleich mit Ihrer Mitgliederversammlung. Beginnen Sie zunächst mit geistlichen Impulsen, einem Vortrag oder einem Stammtisch und sammeln Sie dabei Erfahrungen zu Inhalten und Technik.

Beschlüsse, die im Umlaufverfahren per Post gefasst werden, sind gültig, wenn mindestens die Hälfte der stimmberechtigten Mitglieder ihre Stimmen schriftlich an den Vorstand zurückgemeldet haben. Sie sollten dazu eine angemessene Frist von drei bis vier Wochen ansetzen. Wichtig: Es sind keine direkten Rückfragen möglich und Sie sollten die Kosten für den Versand der Unterlagen und für das Rückporto einplanen.

Und wenn die Versammlung gar nicht stattfinden kann?

Natürlich kann es Gründe geben, die eine solche Entscheidung erfordern. Zum Beispiel, wenn eine Versammlung online nicht möglich ist und nach dem Lockdown kein Raum gefunden wird, der den Hygienevorschriften entspricht. Sie haben die Pflicht zum Schutz Ihrer Mitglieder, die Sie unbedingt beachten müssen.

Wenn Sie diese Entscheidung treffen, fassen Sie im Vorstand einen entsprechenden Beschluss. Halten Sie diesen und die Gründe dafür schriftlich im Protokoll Ihrer Vorstandssitzung fest. Teilen Sie Ihren Mitgliedern den Beschluss mit.

Was ist mit anstehenden Wahlen?

Vorstände bleiben grundsätzlich bis zu einer Neuwahl im Amt. Wenn Sie keine Versammlung durchführen und Wahlen nicht stattfinden können, bleibt der bisherige Vorstand bis zur Neuwahl voll geschäftsfähig im Amt. Auch hierbei drängt Sie niemand dazu, die Versammlung eilig abzuhalten.

Kurz zusammengefasst

Prüfen Sie zuerst, ob Sie Ihre diesjährige Mitgliederversammlung auf den Spätsommer oder Herbst verschieben können. Rechtlich ist das problemlos möglich. Wenn das nicht geht, ziehen Sie die hier beschriebenen Alternativen in Betracht.

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