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Tipps für die Vorstandsarbeit während der Corona-Zeit

Das Corona-Virus und seine Folgen haben die Vereinsarbeit in den Kolpingsfamilien nahezu zum Stillstand gebracht. Trotzdem müssen bestimmte Dinge in der Vorstandsarbeit weiterlaufen.

Außerdem stehen viele Kolpingsfamilien jetzt vor der Herausforderung, das zweite Halbjahr planen zu müssen – ohne zu wissen, wie dann die Rahmenbedingungen für Aktivitäten und Veranstaltungen sein werden.

Wir haben hier einige Tipps und nützliche Hinweise für Eure Vorstandsarbeit während der Corona-Zeit zusammengestellt.

Crossiety

Im November vergangenen Jahres haben wir Crossiety als Kommunikations- und Austauschplattform für Kolping im Erzbistum Paderborn vorgestellt. Unser Channel bei Crossiety kann von allen Kolpingsfamilien, Bezirken und anderen Gruppen im Diözesanverband kostenlos genutzt werden. Crossiety eignet sich unter anderem dazu, Neuigkeiten bekanntzumachen, aber auch, Vorstandssitzungen vor- und nachzubereiten oder ehrenamtliches Engagement während der Corona-Zeit auf digitalem Weg zu organisieren.

Wie es geht, erfahrt Ihr hier: https://www.kolping-paderborn.de/crossiety/

Digitale Vorstandssitzungen

Vorstandssitzungen sind per Telefon- oder Videokonferenz möglich. In der Mustersatzung für Kolpingsfamilien gibt es dafür keine Einschränkungen. Beachtet bitte, dass alle Vorstandsmitglieder über die technischen Voraussetzungen für eine Teilnahme verfügen. Für die Vor- und Nachbereitung empfehlen wir Crossiety. Die Einladung kann auch per E-Mail, WhatsApp und andere Messenger-Dienste versendet werden. Das Gleiche gilt für die Protokolle. Sie sind auch bei digitalen Vorstandssitzungen erforderlich. Bei Crossiety können sie einfach als Datei hochgeladen werden.

Ihr findet die Mustersatzung für Kolpingsfamilien im Servicebereich unserer Internetseite: https://www.kolping-paderborn.de/service/

Für Videokonferenzen gibt es verschiedene Anbieter. Dazu gehören Skype (https://www.skype.com/de/) , Zoom (https://zoom.us/de-de/meetings.html) und Microsoft Teams (https://products.office.com/de-de/microsoft-teams). Auch Messenger-Dienste wie WhatsApp oder Telegram haben eine Video-Chat-Funktion integriert.

Wichtig: Manche Anbieter stellen eine kostenlose Version ihrer Software nur zeitlich begrenzt zur Verfügung (oft 30 Tage). Bitte achtet darauf, wenn Ihr Euch für einen Anbieter entscheidet. Prüft bitte bei allen digitalen Vereinsaktivitäten die Nutzungsbedingungen und den Umgang des jeweiligen Anbieters mit dem Datenschutz. Unsere Plattform Crossiety genügt den Anforderungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung.

Vorstandsbeschlüsse

Die Mustersatzung für Kolpingsfamilien sieht vor, dass Beschlüsse schriftlich, telefonisch, per Telefax oder E-Mail, auch im Umlaufverfahren, gefasst werden können (Paragraph 9, Absatz 3). Voraussetzung ist, dass kein Vorstandsmitglied diesem Vorgehen widerspricht.

Mitgliederversammlungen

Auch beim Thema Mitgliederversammlungen muss der Blick in die Satzung gehen: Dort steht, ob und inwieweit tatsächlich eine Versammlung pro Jahr stattfinden muss. Paragraph 8, Absatz 6 der Mustersatzung für Kolpingsfamilien sieht dies vor. Wir empfehlen hier eine pragmatische Herangehensweise: Um das zweite Halbjahr nicht mit Veranstaltungen zu überfrachten, könnte eine Idee sein, die Mitgliederversammlung in diesem Jahr mit dem Kolping-Gedenktag zu verbinden.

Planen und organisieren

Wer die Vorbereitung von Aktivitäten und Veranstaltungen ebenfalls (zumindest teilweise) ins Internet verlegt, findet dort eine ganze Reihe von Programmen, die dabei hilfreich sind. Die Fachzeitschrift „Computerbild“ hat eine Übersicht und Bewertung von 30 kostenlosen Projektmanagement-Programmen zusammengestellt (https://www.computerbild.de/download/Office/projektmanagement-software/) . Diese können von hier aus direkt heruntergeladen werden.

Einladung zur Vernetzung

Als Diözesanverband laden wir herzlich ein, unsere Angebote der digitalen Vernetzung zu nutzen: Auf unserer Internetseite findet Ihr regelmäßig Neuigkeiten. Hier könnt Ihr Euch auch für unseren Newsletter registrieren. Liked uns gerne bei Facebook (https://www.facebook.com/kolpingdvpaderborn/). Dort berichten wir (fast) täglich über aktuelle Ereignisse und geben nützliche Tipps. Auch findet Ihr dort die Video-Impulse unseres Diözesanpräses Sebastian Schulz.

Besonders möchte ich Euch noch einmal auf unsere Austauschplattform Crossiety hinweisen. Ihr könnt sie kostenlos zur Vernetzung in Euren Kolpingsfamilien und im Diözesanverband nutzen. Viele Gruppen sind dort schon aktiv und geben uns positive Rückmeldungen.

(Foto: Pixabay)